Richtlinien zur Unternehmensethik

Grundlagen
Die Intercongress GmbH bekennt sich zu einer rechtskonformen und gesellschaftlich verantwortlichen Unternehmensführung. Wir halten die geltenden Gesetze und sonstigen Rechtsvorschriften der Länder ein, in denen wir tätig sind, und verhalten uns somit rechtskonform.
Die Einhaltung der im jeweiligen Land geltenden Gesetze verstehen wir als Mindestanforderung. In bestimmten Ländern legen wir gegebenenfalls über die jeweiligen nationalen Regelungen hinaus Grundsätze der Unternehmenspraxis fest. Compliance bedeutet für die Intercongress GmbH nicht nur Rechtskonformität, sondern umfasst auch ethische Werte wie Integrität, Fairness und Nachhaltigkeit, die wir transparent nach innen und außen leben.
Die Richtlinien zur Unternehmensethik setzen verbindliche Rahmenbedingungen für unsere Aktivitäten und definiert das ethische Verhalten unserer Mitarbeitenden. Er kann durch sonstige nationale oder unternehmensweite Richtlinien ergänzt werden.

1. Interessenkonflikte
Wir achten darauf, dass die eigenen Interessen nicht mit den Interessen des Unternehmens in Konflikt geraten. Ein Interessenkonflikt entsteht, wenn die eigenen Interessen mit denen des Unternehmens im Widerspruch stehen. Intercongress GmbH achtet die privaten Interessen und Aktivitäten eines jeden Mitarbeitenden, wobei sich diese uneingeschränkt loyal gegenüber dem Unternehmen verhalten.
Unsere Mitarbeitende lassen sich bei der Erfüllung ihrer beruflichen Verpflichtungen nur von den Unternehmensinteressen leiten und vermeiden Aktivitäten, die den Geschäftsinteressen oder der Erfüllung dieser Verpflichtungen zuwiderlaufen. Sie missbrauchen daher ihre Stellung, Unternehmensinformationen oder –eigentum bei Intercongress GmbH nicht für persönliche Zwecke oder unangemessene Vorteile Dritter. Um Risiken bei Interessenkonflikten oder deren Anschein zu vermeiden, legen unsere Mitarbeitende jeden tatsächlichen oder potentiellen Interessenkonflikt der jeweiligen vorgesetzten Person vor, die über die Behandlung dieses Interessenkonfliktes befindet.

2. Eigentum des Unternehmens
Wir schützen Eigentum, Vermögen und Geschäftschancen des Unternehmens.
Das Eigentum und das Vermögen des Unternehmens, wie etwa Know-How, Marken, Arbeitsmittel, bilden einen von unseren Mitarbeitenden durch jahrzehntelange Arbeit geschaffenen Wert, der die Grundlage unseres unternehmerischen Handelns darstellt. Um unseren Geschäftserfolg und die nachhaltige Fortentwicklung des Unternehmens sicherzustellen, müssen alle Intercongress-Mitarbeitenden das Eigentum und das Vermögen des Unternehmens wahren und schützen.

3. Schutz vertraulicher Informationen
Wir schützen die Geschäftsgeheimnisse unseres Unternehmens durch Vertraulichkeit und verpflichten auch unsere Geschäftspartner zur Vertraulichkeit, wenn wir ihnen gegenüber Geschäftsgeheimnisse offenlegen.
Daten unserer Mitarbeitenden schützen wir vor unbefugtem Zugriff und gehen in Übereinstimmung mit den geltenden Regeln sorgsam mit ihnen um. Daten und Informationen, über die Intercongress GmbH verfügt, stellen einen großen Wert für unser Unternehmen dar. Daher schützen wir diese Geschäftsgeheimnisse. Diese Geschäftsgeheimnisse sind das Ergebnis unserer Investitionen. Schriftstücke und (digitale) Datenträger mit Geschäftsgeheimnissen sind so aufzubewahren, dass sie unbefugten Personen nicht zugänglich sind. Vertrauliche und personenbezogene Daten schützen wir durch geeignete organisatorische und prozessuale Maßnahmen, insbesondere vor unbefugter Erhebung, Nutzung und Verarbeitung.

4. Chancengleichheit und faire Arbeitsbedingungen
Wir achten bei allen geschäftlichen oder Mitarbeitende bezogenen Entscheidungen die Vielfalt und vermeiden eine Ungleichbehandlung und Diskriminierung aus Gründen des Alters oder des Aussehens, der ethnischen Herkunft, des Geschlechtes, der Religion oder der Weltanschauung, einer Behinderung oder der sexuellen Identität sowie jeglicher anderer durch Gesetz geschützte Eigenschaften.
Die Intercongress GmbH bekennt sich zu ihrer Verantwortung zur Einhaltung und Förderung der Menschenrechte. Wir achten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit die geltenden Kernarbeitsnormen der internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Intercongress GmbH möchte von der kulturellen Vielfalt profitieren. Vielfalt und Chancengleichheit sind Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie und ein Element unseres Erfolgs. Insbesondere die Vielfalt unserer Mitarbeitenden ist eine unserer größten Stärken, die uns als Unternehmen für Mitarbeitende attraktiv macht. Wir wollen die besten Mitarbeitenden gewinnen sowie an uns binden und bieten daher im Rahmen unserer Personalentwicklung vielfältige Einstiegs- und Aufstiegschancen. Darüber hinaus wollen wir eine Atmosphäre schaffen, die Rücksicht auf die berechtigten Bedürfnisse aller Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden nimmt, unabhängig vom Ort, an dem wir unsere Geschäfte ausüben.

5. Umweltschutz
Wir sehen nachhaltiges Wirtschaften im Hinblick auf die natürlichen Ressourcen als einen Beitrag zum Umweltschutz für gegenwärtige und zukünftige Generationen.
Die Befolgung aller Vorschriften zum Umweltschutz und die Achtung vor der Umwelt verpflichten uns zu einem sorgsamen Umgang mit den begrenzten Ressourcen der Natur, um so einen auf Nachhaltigkeit angelegten Unternehmenserfolg zu sichern. Eine Verpflichtung zum Umweltschutz und zur sparsamen Nutzung von Energie sind für uns integraler Bestandteil unserer Tätigkeit.

6. Arbeitssicherheit
Die Einrichtung einer sicheren Arbeitsplatzumgebung für alle Mitarbeitende ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Für alle Geschäftsbereiche wird bei Intercongress GmbH Arbeitssicherheit durch Vorbildfunktion und Verantwortungsbereitschaft der Mitarbeitenden erreicht.
Unsere Vorgesetzten tragen dafür Sorge, dass unsere Mitarbeitenden umfassend in Maßnahmen des Arbeitsschutzes geschult sind und gewährleisten damit die Einhaltung der einschlägigen Arbeitsschutzvorschriften. Der Missbrauch von Suchtmitteln, die Kenntnisnahme von Einschüchterungen, Gewalt und Belästigungen werden den Vorgesetzten unmittelbar gemeldet und geeignete Maßnahmen eingeleitet. Unsere Arbeits- und Gesundheitsmanagement garantiert die Umsetzung unserer hohen Anforderungen.

7. Korruptionsvermeidung
Wir verpflichten uns zur Einhaltung der höchsten Standards bei unseren weltweiten geschäftlichen Aktivitäten. Wir gewähren keine gesetzeswidrigen, unberechtigten Vorteile und nehmen solche auch nicht an.
Die Gesundheitsindustrie ist hoch reguliert, und Fehlverhalten kann weitreichende Konsequenzen haben. Bei Intercongress GmbH halten wir uns daher an Integrität und Fairness in allen unseren geschäftlichen Aktivitäten. Jeder Mitarbeitende ist verpflichtet, jegliches korrupte Verhalten zu unterlassen. Er darf daher keinem Dritten unangemessene Vorteile anbieten, sie leisten oder eine solche Leistung autorisieren sowie selbst solche unlauteren Vorteile annehmen. Dies umfasst Geld, Waren oder Dienstleistungen ebenso wie sonstige unberechtigte Vorteile. Diese Verpflichtung erstreckt sich auf alle geschäftlichen Aktivitäten einschließlich derer unserer Geschäftspartner und sonstiger Beteiligter, die für uns handeln. Zuwendungen sind ausschließlich in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und den Zuwendungsregeln von Intercongress GmbH unter Berücksichtigung der Zuwendungsprinzipien (Trennungsprinzip, Dokumentationsprinzip, Transparenzprinzip, Äquivalenzprinzip) zu gewähren und anzunehmen – siehe „Richtlinie Antikorruption und Bestechung der Intercongress GmbH“. Kein noch so günstiges Geschäft rechtfertigt einen Gesetzesverstoß.

8. Fairer Wettbewerb
Wir erzielen unseren Geschäftserfolg durch herausragende Leistungen sowie faires und ehrliches Verhalten im Wettbewerb und nicht durch unethische oder illegale Geschäftspraktiken. Dies beinhaltet auch alle nationalen und internationalen Export- und Embargobestimmungen.
Die Intercongress GmbH verpflichtet sich zum fairen Verhalten gegenüber Kundinnen und Kunden, Wettbewerbern, Patientinnen und Patienten, Behörden und Mitarbeitenden. Sie akzeptiert den freien Wettbewerb und stellt sich den sich hieraus ergebenden Aufgaben in fairer und offener Weise. Wir vertrauen auf die Überzeugungskraft der Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen und lehnen deshalb unlautere und wettbewerbswidrige Marktbeeinflussungen, insbesondere abgestimmte Verhaltensweisen mit Partnerunternehmen zur Beeinträchtigung des freien Wettbewerbs, strikt ab. Als europaweit agierendes Unternehmen hält Intercongress GmbH alle rechtlichen Vorschriften in den Ländern, in denen wir unsere Geschäfte ausüben, ebenso wie internationale Verpflichtungen ein.
Ebenso beachten wir Handelsbeschränkungen, die einige Länder unter Einschluss der Vereinten Nationen erlassen haben. Zur Bekämpfung organisierter Kriminalität und der Terrorismusfinanzierung verpflichtet sich Intercongress GmbH zur Einhaltung erforderlicher Maßnahmen, um Geschäfte nur mit rechtskonformen Partnerunternehmen zu betreiben.

9. Sharing Expertise
„Sharing Expertise“ bedeutet für uns das Versprechen, medizinisches Wissen und Kenntnisse für die Gesundheit im Dialog mit unseren Kundinnen und Kunden sowie Partnerunternehmen umfassend zu teilen, wirksam zu nutzen und konsequent auszubauen. Für die Mitarbeitenden bedeutet dieser Anspruch, die eigene Expertise einzubringen und stetig weiterzuentwickeln. Nach außen stellt der kontinuierliche und regelkonforme Austausch mit unseren Partnerunternehmen sicher, dass wir Bedürfnisse der Medizin erkennen, um gemeinsam mit Ärztinnen, Ärzten und Fachpersonal die Lebensqualität von Patientinnen und Patienten zu verbessern.

Organisation und Verfahren
Dies beinhaltet die Benennung eines Compliance Officers, die Verteilung und die Schulung der Intercongress Richtlinien zur Unternehmensethik, die regelmäßige Überprüfung der Compliance-Aktivitäten einschließlich wiederkehrender Compliance-Berichte und die Einrichtung von Informations und Kommunikationsmöglichkeiten, die Mitarbeitende in die Lage versetzen, eine mögliche Verletzung dieser Richtlinien zur Unternehmensethik oder eine Rechtsverletzung zu melden. Dies erfordert eine strikte Einhaltung rechtlicher Vorschriften und sonstiger Standards und Richtlinien in einem komplexen Ausmaß. Bei Nichtbeachtung drohen neben Imageschäden erhebliche Sanktionen. Diese können gegen das Unternehmen, das Management oder den Mitarbeitenden selbst verhängt werden. Die Einhaltung der Regelungen dieser Richtlinien zur Unternehmensethik soll helfen, Rechtsverletzungen zu vermeiden und dazu beitragen, dass wir unsere Geschäfte fair und rechtskonform ausführen. Alle Mitarbeitende von Intercongress GmbH müssen jede mögliche Verletzung oder sonstige Gesetzesverletzung melden. Entsprechende Kommunikationskanäle sind eingerichtet und werden durch unsere Compliance Officer betreut. Wir verpflichten uns, alle Meldungen sorgsam zu prüfen und, soweit erforderlich, korrektive Maßnahmen einzuleiten. Die Intercongress GmbH verpflichtet sich zur Vermeidung jeder Benachteiligung eines Mitarbeitenden, der gutgläubig eine mögliche Verletzung berichtet.